To Do リストのタスクに優先順位を付ける方法

アイゼンハワー マトリックスを使用して、To Do リストをより適切に整理し、優先順位を付けます。

以前は、この年次シリーズでは個々のアプリを取り上げていました。今年は、2021 年に役立つ戦略に加えて、オールインワン ソリューションを検討します。2021 年の生産性向上 21 日間の 4 日目へようこそ。この記事では、タスクに優先順位を付けるための戦略について検討します。 -doリスト。自分のルーチンに合ったオープンソース ツールを見つけるには、このリストをチェックしてください。

タスクや To Do リストに物事を追加するのは簡単です。本当に簡単すぎます。そして、リストに載ったら、最初に何をすべきかを考えるのが課題になります。リストの一番上にあることを実行しますか?リストの一番上にあるものが最も重要ですか?最も重要なことは何なのかをどうやって見つけ出すのでしょうか?

やるべきこと。今日？明日？知るか？ （ケビン・ソニー、CC BY-SA 4.0）

電子メールと同じように、いくつかのことに基づいてタスクに優先順位を付けることができ、これにより、何を最初に行う必要があり、何を後回しにできるかを把握できます。

私は、米国大統領ドワイト・D・ アイゼンハワーの引用から引用したものであるため、 一般にアイゼンハワー マトリックスとして知られる手法を使用します。水平方向と垂直方向に分割されたボックスを描画します。列に「緊急」と「非緊急」、行に「重要」と「重要ではない」というラベルを付けます。

アイゼンハワー・マトリックス。 （ケビン・ソニー、CC BY-SA 4.0）

通常、ToDo リストにあるすべてのことをいずれかのボックスに入れることができます。しかし、どこに何を置くべきかをどうやって知るのでしょうか?緊急性と重要性は主観的なものであることがよくあります。したがって、最初のステップは、自分にとって何が重要かを決めることです。家族（ペットを含む）、仕事、趣味はすべて大切です。 To Do リストにあるものがこれら 3 つのことに関連しない場合は、すぐに「重要ではない」行に入れることができます。

緊急性はもう少しカット&ドライです。それは今日やらなければならないことですか、それとも明日やらなければならないことですか？その場合はおそらく「緊急」です。期限は迫っているが、それまでに数日、数週間、または数か月あるのでしょうか、それとも期限がまったくないのでしょうか?確かに「緊急ではありません」。

これで、ボックスを優先順位に変換できるようになりました。 「緊急/重要」は最も高い優先度 (つまり、優先度 1) であり、最初に実行する必要があります。次に「緊急ではない/重要ではない」(優先度 2)、次に「緊急/重要ではない」(優先度 3)、最後に「緊急ではない/重要ではない」(優先度 4、または優先度がまったくない)が続きます。

「緊急/重要ではない」が 2 番目ではなく 3 番目であることに注意してください。これは、人々が重要なことに多くの時間を費やすのは、 それが実際に重要だからではなく、緊急であるためです。これらを見て、私はいくつかの質問を自分自身に問いかけます。これらのタスクは特に私が行う必要がありますか?これらのタスクは他の人に依頼してもよいのでしょうか?それは他の人にとって重要で緊急ですか?それによって私にとっての重要性は変わりますか?おそらくそれらは再分類する必要があるか、あるいは他の人に依頼してリストから削除できるものかもしれません。

優先順位をつけてから。 （ケビン・ソニー、CC BY-SA 4.0）

「緊急ではない/重要ではない」ボックス内の項目について尋ねる質問が 1 つあります。それは、「これらはそもそもリストに含める必要がありますか?」ということです。正直に言うと、私たちは緊急や重要ではないことで To Do リストを詰め込んでしまうことがよくありますが、それらはリストから完全に削除することもできます。 「これは決して達成できない」と認めるのは難しいことはわかっていますが、それを受け入れた後は、その項目をリストから外し、もう心配する必要がなくなるので安心します。

これらすべてを終えた後、リストを見て「これが今取り組まなければならないことだ」と言ってそれをやり遂げるのは非常に簡単です。それが私の To Do リストの目的です。日。